Ako zvýšiť doručiteľnosť e-mailov?

Väčšina webových projektov sa nezaobíde bez e-mailu. Či už potrebujete schránku jednu, alebo viacero, je dobré myslieť na základné nastavenia a ich implementáciu pred tým, než začnete odosielať. Pretože funkčný mailserver vám sám o sebe nezaručí doručenie správ do schránok príjemcov.

IP adresa

IP adresa je adresa servera v sieti, z ktorého budete e-maily odosielať - váš e-mailový server (mailserver). Na prvý pohľad by sa mohlo zdať, že tu nie je čo pokaziť, v skutočnosti však môže byť škoda napáchaná už dávno pred tým, než sa dostanete k odoslaniu prvej správy.

IP adresa servera sa mohla počas svojej histórie používania dostať na blacklist(y) a vďaka tomu môžu e-mailové servery príjemcov označovať správy z nej prijaté ako Spam, alebo ich prijatie rovno odmietnuť. Medzi najznámejšie blacklisty patria napr. Spamhaus, Spamcop, Invaulment, ...

Odhady hovoria, že až 80 - 85% emailového tranzitu tvorí spam, teda nevyžiadaná pošta. Blacklisty nám každý deň uľahčujú život a bez nich by bola vačšina schránok len hromadou spamu (množstvo z nich tak žiaľ vyzerá aj napriek aktívnemu využívaniu týchto databáz).

Ako sa vyhnúť problémom s blacklistovanou IP adresou?

Ak na rozosielanie používate niektorú zo služieb tretích strán, prevádzkovatelia si riešia tieto problémy sami a je v ich najlepšom záujme aby sa ich IP adresy na žiadnom z blacklistov nevyskytovali. Ak sa z nejakého dôvodu dostane IP adresa, z ktorej su e-maily rozosielané na blacklist(y), odstránenie bude riešiť provider. Pripravte sa však na to, že budete musieť vysvetľovať prečo sa tak stalo a zabezpečiť, aby sa to v budúcnosti neopakovalo.

Ak používate vlastný server a IP adresu zakúpenú od providera, je to na vás. Ak sa na blacklist dostanete, budete musieť riešiť odstránenie vlastnými silami. Stáva sa však, že po zakúpení hostingu zistíte, že pridelená IP adresa bola pred tým zneužívaná na rozosielanie nevyžiadanej pošty a v takom prípade budete musieť počkať, kým sa adresa zo zoznamov postupne stratí, alebo požiadajte o pridelenie inej.

Doména

Podobne ako IP adresa, má doména na doručiteľnosť e-mailov podobný vplyv. Tak ako existujú IP blacklisty, sú k dispozícii aj doménové blacklisty, teda zoznamy domén, ktoré sú u ISP a emailových providerov známe pre chronické rozosielanie nevyžiadanej pošty.

Ako sa vyhnúť problémom s blacklistovanou doménou?

Ideálne je skontrolovať históriu domény ešte pred jej kúpou/registráciou, aby sa vám nestalo, že postavíte web a e-maily na doméne, ktorá je masívne blacklistovaná. Skontrolovať doménu môžete napríklad pomocou nástroja mxtoolbox.com.

Reverzný záznam

Základný autentifikačný prvok je reverzný DNS záznam (PTR). Pomocou reverzného záznamu je možné na strane príjemcu overiť, či IP adresa z ktorej email prišiel, je adresa oprávnená odosielať email. Reverzný záznam je vo svojej podstate DNS preklad opačným smerom - z IP adresy na doménu.

E-mail môžete technicky odoslať z akejkoľvek domény (nemusíte ju vlastniť, teda aj neexistujúcej), no vďaka reverznému záznamu je možné neautentické správy odfiltrovať.

DKIM

Celým názvom DomainKeys Identified Mail, slúži na autentifikáciu e-mailových správ. Pomocou podpisovania správ na strane odosielateľa a overovania podpisu na strane príjemcu prináša možnosť overenia autenticity odosielateľa.

DKIM by nemal v rámci vášho e-mailového setupu rozhodne chýbať.

SPF

Sender Policy Framework je ďalšou autentifikačnou metódou na overenie autenticity odosielateľa správy. Vďaka SPF je možné správu posúdiť na základe FROM adresy emailu a odmietnuť jej prijatie ešte pred prijatím tela správy.

DMARC

Celý krkolomný názov protokolu znie Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance. DMARC vznikol na doplnenie dvojice protokolov DKIM a SPF, ktoré sa sami o sebe ukázali po čase ako nie úplne dostačujúce.

DMARC využíva DKIM a SPF na vyhodnotenie autenticity a podľa výsledku aplikuje politiku definovanú oprávneným odosielateľom.

Ak vás zaujímajú detaily, prečítajte si viac o tom ako DMARC funguje a prečo vznikol.

List-Unsubscribe Header

Ak posielate hromadné e-maily, hlavička List-Unsubscribe je v podstate nutnosť (dnes už viac-menej aj legislatívna). Ak ju vaše správy neobsahujú, aj to môže byť dôvod pre ich nedoručenie, resp. doručenie do priečinka nevyžiadaná pošta.

Obsah e-mailu

V predchádzajúcich bodoch som vypichol najdôležitejšie technické aspekty nastavenia mailservera v kontexte maximálnej doručiteľnosti e-mailov. Ide však len o jednú časť optimalizácie.

Tou druhou, nemenej podstatnou časťou, je samotný obsah odosielaných správ. Ak napríklad správa obsahuje výrazy, ktoré sú charakteristické pre spam, ani 100% nastavenie mailservera vám nezaručí doručenie správy. A už vôbec nie do schránok extrémne citlivého Gmailu a pod.

Ako overiť doručiteľnosť e-mailu?

Jednoduchý recept neexistuje, pretože každý server a emailová schránka môže obsahovať osobitné pravidlá pre filtrovanie spamu a citlivosť jednotlivých mailserverov sa tiež líši.

Jednoduchým nástrojom na pomerne dôkladnú analýzu e-mailových správ je mail-tester.com. Vďaka základným testom vie odhaliť technické rezervy v konfigurácii a vďaka tomu by nemal byť problém dostať sa na hodnotu 10/10.

Mail-tester.com: skóre 10/10
Mail-tester.com ponúka aj detailné výsledky

Výsledné skóre 10/10 neznamená, že váš email sa dostane do každého inboxu. No pravdepodobnosť doručenia adresátovi je v takom prípade vysoká (hlavne ak nepoužíva Gmail).

E-mail = večné problémy s doručením

V tomto poste som vypichol niekoľko dôležitých atribútov, ktoré ovplyvňujú doručiteľnosť e-mailových správ do schránok adresátov. Odporúčam nastaviť naozaj všetko, čo sa dá, pretože každý detail môže byť v tomto prípade rozhodujúci.

Ani úplne dokonalé nastavenie a využitie všetkých autentifikačných protokolov vám však nezaručí 100% úspešnosť. Ak je pre vás doručenie správ kritické, odporúčam použiť email tracking, aby ste vedeli, či bol email príjemcom otvorený a prečítaný. Na nástroje pre email tracking sa pozrieme v niektorom z ďalších článkov.